DentOS

Sistema de gestión para consultorios y clínicas dentales

Aviso de Privacidad Integral

En cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP)

Responsable: Instancia Gráfica (Isaac Noe Cruz Carbajal)

Misión San Eduardo 3, Atlas Chapalita, C.P. 45030, Zapopan, Jalisco, México

Contacto ARCO / privacidad: privacidad@instanciagrafica.com

Última actualización: 28 de julio de 2026 · Versión 1.0

1. Identidad y domicilio del Responsable

Instancia Gráfica, nombre comercial bajo el cual opera Isaac Noe Cruz Carbajal (en adelante, “DentOS”, “el Responsable” o “nosotros”), con domicilio en Misión San Eduardo 3, Atlas Chapalita, C.P. 45030, Zapopan, Jalisco, México, es el responsable del tratamiento de sus datos personales conforme a la LFPDPPP, su Reglamento y los Lineamientos del Aviso de Privacidad.

DentOS es una plataforma de software como servicio (SaaS) que permite a consultorios y clínicas dentales administrar pacientes, citas, expedientes clínicos, tratamientos, inventario, facturación y funciones asistidas por inteligencia artificial. Para cualquier asunto relacionado con este Aviso puede contactarnos en privacidad@instanciagrafica.com.

Doble carácter: Responsable y Encargado

Es importante distinguir dos relaciones distintas de tratamiento de datos:

• Cuando usted es nuestro cliente (titular de una cuenta): respecto de los datos de contacto, facturación y del personal de su clínica que se registran para contratar y usar DentOS, actuamos como Responsable.
• Respecto de los datos de los pacientes que su clínica captura dentro del sistema: su clínica es la Responsable de esos datos y DentOS actúa únicamente como Encargado, tratándolos por cuenta y bajo instrucciones de la clínica, sin utilizarlos para fines propios.

2. Datos personales que tratamos

2.1 Datos del cliente y su personal

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, nombre del consultorio o clínica y sucursales.
• Datos de la cuenta: usuario, rol asignado, historial de acceso y actividad (bitácora).
• Datos fiscales para facturación: razón social, RFC, régimen fiscal, domicilio fiscal, uso de CFDI y correo de facturación.
• Datos de pago: los cargos se procesan a través de nuestro proveedor de pagos (Stripe). DentOS no almacena números completos de tarjeta; solo conserva referencias e identificadores de la suscripción.

2.2 Datos de pacientes (tratados como Encargado)

Cuando su clínica utiliza DentOS, puede capturar en el sistema datos de sus pacientes, entre ellos:

• Datos de identificación y contacto del paciente.
• Datos personales sensibles de salud: historia clínica, diagnósticos, odontograma, planes de tratamiento, recetas, consentimientos informados, notas del doctor y estudios de imagen.
• Imágenes clínicas: radiografías y fotografías dentales que pueden analizarse con funciones de inteligencia artificial, así como simulaciones de sonrisa generadas dentro del sistema.

Nota sobre datos sensibles. Los datos de salud son datos personales sensibles conforme a la LFPDPPP. La obtención del consentimiento expreso del paciente para su tratamiento corresponde a la clínica en su carácter de Responsable. DentOS pone a disposición las herramientas para registrar dichos consentimientos, pero no sustituye la obligación de la clínica de recabarlos.

3. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

• Crear, administrar y dar soporte a su cuenta y a las de su equipo.
• Prestar las funciones de la plataforma: agenda, expediente clínico, tratamientos, inventario, multi-sucursal y reportes.
• Procesar la contratación, cobro recurrente y renovación de su suscripción.
• Emitir comprobantes y, cuando corresponda, preparar la información para facturación CFDI.
• Ejecutar, por instrucción de la clínica, las funciones asistidas por IA (análisis de radiografías, simulador de sonrisa y asistentes de texto) sobre los datos que la clínica proporcione.
• Mantener la seguridad, trazabilidad (bitácora) e integridad del sistema, y prevenir fraude o abuso.
• Atender solicitudes de soporte, aclaraciones y el ejercicio de derechos ARCO.

Finalidades secundarias (no necesarias, puede oponerse)

• Enviarle comunicaciones sobre nuevas funciones, mejoras, contenidos y promociones de DentOS.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios estadísticos para mejorar el servicio.

Si no desea que sus datos se traten para las finalidades secundarias, puede manifestarlo desde ahora escribiendo a privacidad@instanciagrafica.com. Su negativa no será motivo para negarle el servicio contratado.

4. Transferencias y encargados (terceros)

Para operar DentOS nos apoyamos en proveedores tecnológicos que pueden tratar datos por nuestra cuenta como encargados. Los principales son:

Estas transferencias se realizan al amparo del artículo 37 de la LFPDPPP (necesarias para el mantenimiento o cumplimiento de la relación jurídica) y mediante encargados que tratan los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones. Algunos proveedores pueden alojar información fuera de México; en todos los casos exigimos medidas de protección equivalentes. Fuera de estos supuestos, no vendemos ni transferimos sus datos a terceros sin su consentimiento, salvo requerimiento de autoridad competente.

5. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Usted tiene derecho a Acceder a sus datos, Rectificarlos cuando sean inexactos, Cancelarlos cuando considere que no se requieren, y Oponerse a su tratamiento para fines específicos (derechos ARCO). También puede revocar el consentimiento otorgado.

Para ejercerlos, envíe su solicitud a privacidad@instanciagrafica.com indicando: (i) nombre del titular y medio para recibir respuesta; (ii) documento que acredite su identidad o representación; (iii) descripción clara de los datos y del derecho que desea ejercer; y (iv) cualquier elemento que facilite la localización de los datos. Daremos respuesta en un máximo de 20 días hábiles.

Pacientes: si usted es paciente de una clínica que usa DentOS y desea ejercer sus derechos sobre sus datos de salud, debe dirigirse a la clínica que lo atiende, ya que ella es la Responsable de esos datos. Si nos contacta directamente, canalizaremos su solicitud a la clínica correspondiente.

6. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o acceso no autorizado. Entre ellas: control de acceso por roles, aislamiento de la información de cada clínica (arquitectura multi-inquilino), cifrado en tránsito, registro de actividad (bitácora) y respaldos gestionados por nuestro proveedor de infraestructura. Ninguna medida garantiza seguridad absoluta, pero trabajamos para mantener un nivel de protección acorde al tipo de datos tratados.

7. Conservación de los datos

Conservamos los datos del cliente mientras la cuenta esté activa y durante los plazos legales aplicables (por ejemplo, fiscales) tras su terminación. Los datos de pacientes se conservan mientras la clínica mantenga su cuenta; al concluir la relación, la clínica podrá exportar su información y, transcurrido un periodo razonable, los datos podrán ser eliminados o bloqueados conforme a la ley. La clínica es responsable de cumplir los plazos de conservación del expediente clínico que le impone la normatividad sanitaria mexicana.

8. Uso de cookies y tecnologías similares

El sitio y la aplicación de DentOS pueden usar cookies y almacenamiento local del navegador para mantener la sesión iniciada, recordar preferencias (como la sucursal activa) y medir el uso del servicio. Puede deshabilitar las cookies desde su navegador, aunque ello podría afectar el funcionamiento de la plataforma.

9. Cambios al Aviso de Privacidad

Podremos actualizar este Aviso para reflejar cambios legales, operativos o del servicio. Publicaremos la versión vigente en el sitio de DentOS e indicaremos la fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, procuraremos notificarlos por los medios de contacto que tengamos registrados.

10. Autoridad y aceptación

Si considera que su derecho a la protección de datos ha sido vulnerado, puede acudir al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) o a la autoridad que lo sustituya. Al registrarse o utilizar DentOS, usted manifiesta que ha leído y comprendido este Aviso de Privacidad.

Última actualización: 28 de julio de 2026 · Versión 1.0